Escrito por Camilo Clavijo@cclavijo7
Descarga gratis la plantilla para elaborar un plan de ventas para tu empresa.Descarga aquí
Los pronósticos son procesos que todas las empresas deberían utilizar, ya que son el punto de partida de nuevos proyectos en diferentes áreas, como producción o ventas. Con estos podrás establecer mejores estrategias para alcanzar tus objetivos, como aumentar la demanda y optimizar el uso de los recursos.
Como en todo pronóstico, hay márgenes de error que no puedes evitar. No obstante, existen varias técnicas que te darán resultados certeros: así te prepararás ante los retos y las oportunidades futuras.<< Descarga gratis la plantilla para elaborar un plan de ventas para tu empresa >>
Si aún no conoces cuáles son las mejores formas de hacer un pronóstico de ventas para tu empresa, has llegado al lugar indicado, ya que verás el paso a paso de cada proceso. Lo mejor de todo es que podrás encontrar ejemplos que te ayudarán a entender de mejor manera cada uno de los métodos que puedes aplicar.
¿Qué es un pronóstico de ventas?
Un pronóstico de ventas es el proceso de estimar ventas futuras. Las predicciones pueden basarse en datos y comparaciones ya existentes en toda la industria y en las tendencias económicas. Son vitales para tomar decisiones comerciales que mejoren el rendimiento de la empresa.
Los pronósticos de venta son esenciales para el funcionamiento de las empresas, ya que anticipan el comportamiento del área y les dan un mejor margen de actuación.
¿Para qué sirven los pronósticos de ventas?
Un buen pronóstico de ventas permite a las empresas predecir ingresos de ventas alcanzables, asignar recursos de manera eficaz y crear un plan de crecimiento sostenido para el porvenir.
Además, son vitales para que tu equipo de ventas mantenga su nivel de productividad. Si es un pronóstico inadecuado, puede estancar la manera en que realizan su labor, ya sea por la falta de estímulos de crecimiento o porque les impongas una cuota poco realista.
Tipos de pronósticos de ventas
Existen dos tipos de pronósticos de ventas en los que podrás hacer uso de diferentes técnicas para conseguir la información que necesitas. Cada tipo dependerá si te encuentras en una empresa nueva o en una que ya lleva más tiempo en el mercado.
Te presentaremos los 4 tipos de pronósticos más utilizados. Después de esta sección los desarrollaremos paso a paso para que puedas usar el que mejor se ajuste con tu empresa y sus metas.
Pronósticos de ventas cualitativos
Método Delphi
Es uno de los métodos al que más empresas recurren para realizar predicciones de demanda o análisis de mercado. Toma su nombre del famoso oráculo de Delfos y ayuda a conocer con más mayor certeza la evolución de algún producto o servicio mediante técnicas de prospección.
Es excelente para hallar las tendencias en el mercado y adelantarse a ellas. La idea es detectar a los competidores y necesidades de los consumidores por medio de un panel de expertos. Este realiza un cuestionario, analiza los resultados, pasa estos resultados a otro grupo de especialistas para que contesten las preguntas establecidas y todos lleguen a un consenso.
Juicio de expertos
Este método es de los más antiguos y está basado en la experiencia e intuición de los representantes más experimentados de un equipo. Consiste en hacer pronósticos basados en datos anteriores de la empresa, aunque influenciados por los hechos actuales.
Logra establecer las ventas potenciales de acuerdo con el método de venta utilizado. Además, determina cuál es el nivel de esfuerzo que habrá de darse, de acuerdo con las condiciones del mercado.
Llevarlo a cabo solo necesita de la experiencia, sentido común y conjeturas de los expertos en ventas. Para que los resultados sean correctos y congruentes deben tenerse en cuenta algunos factores como la capacidad del negocio, en sus limitaciones, inversión y tamaño organizativo, así como las temporadas del año.
Pronósticos de ventas cuantitativos
Run Rate
También conocida como «tasa de partida», es una forma fácil de calcular las ventas comparadas con periodos anteriores.
Esta técnica funcionará a la perfección si tu objetivo es pronosticar los ingresos en un lapso determinado. También es útil cuando hay una meta fija y necesitas saber si tu equipo podrá alcanzarla.
Suavizamiento Exponencial
Es considerado como uno de los métodos más precisos para la creación de un pronóstico de ventas. Una de sus principales ventajas es que funciona con pocos registros pasados.
Otro de sus atributos es que, al ser un método tan simple, puede ser usado por pequeñas y grandes empresas ya que la única herramienta que necesitan es una hoja de cálculo.
Ya es momento de pasar a las instrucciones de cada tipo de pronóstico de ventas.
Cómo hacer un pronóstico de ventas con el método Delphi
- Identifica el problema o tema a tratar.
- Elige a un facilitador.
- Selecciona a los expertos.
- Realiza el primer cuestionario.
- Haz el segundo cuestionario.
- Efectúa el tercer cuestionario.
- Establece una visión para el futuro.
Como pudiste notar en la descripción del método Delphi, su objetivo principal es la simplificación de un proyecto mediante la opinión grupal de expertos para tomar una decisión. Aplica esta guía para predecir los impactos en tus proyectos comerciales.
1. Identifica el problema o tema a tratar
Lo más importante antes de aplicar el método Delphi es saber qué tema o problema busca entender la empresa. Esto ayudará a definir el tipo de expertos de los cuales requiere el apoyo, y también a recopilar la información necesaria para que ellos puedan comprender lo que se busca.
2. Elige a un gestor del proyecto
Encuentra a una persona que que esté familiarizada con la investigación y recopilación de datos. Representará al árbitro entre la empresa y los expertos. El administrador tiene la tarea de identificar a cada participante y sus respuestas.
3. Selecciona a los expertos
El panel de expertos puede estar integrado por el equipo del proyecto designado, uno o más clientes y otros expertos de la empresa o industria. Explica el procedimiento a realizar y su duración. El anonimato es crucial para una buena aplicación del método Delphi, así que no puede haber contacto entre los participantes.
4. Realiza el primer cuestionario
La primera ronda de preguntas debe ser muy general para obtener una opinión amplia del panel de expertos. Los cuestionamientos dependerán totalmente del problema que se busca comprender, pero aquí te mostramos algunos ejemplos a tomar en cuenta:
- ¿Qué beneficios y principales problemáticas percibe del tema planteado?
- ¿Qué recomendaciones haría para superar los problemas del tema planteado?
- ¿Considera que el tema planteado ayuda a mejorar algún aspecto? ¿Por qué?
Una vez que esté contestado, recopila la información y elimina el material irrelevante para lograr una opinión solo con puntos de vista comunes. Un aspecto que no debes olvidar es que los cuestionarios o encuestas deben contestarse de forma anónima para no afectar los resultados.
5. Realiza el segundo cuestionario
Según las respuestas de la primera ronda de preguntas, el siguiente cuestionario a aplicar debe profundizar en el tema según la opinión específica obtenida anteriormente de los expertos. Al igual que en el primer cuestionario, al finalizar recopila y resume los resultados.
6. Realiza el tercer cuestionario
En esta última ronda, el principal objetivo es comenzar a sacar conclusiones. La pregunta clave que te ayudará a llegar a las decisiones finales es: ¿en qué están de acuerdo todos los participantes?
Aunque el método Delphi siempre suele ser de tres rondas de cuestionarios, puedes sentirte libre de implementar más preguntas hasta llegar a la visión clara que buscas.
7. Establece una visión para el futuro
Con el apoyo de las conclusiones a las que se hayan llegado, analiza los beneficios, soluciones y problemáticas pronosticadas para establecer los planes para enfrentar posibles riesgos y aprovechar las oportunidades de venta.
Ejemplo de pronóstico de venta con método Delphi
En la imagen mostrada, te compartimos un ejemplo basado en el método Delphi que te funcionará como guía para realizar esta técnica en tu empresa.
Dependiendo de las respuestas de los expertos es que surgen las conclusiones hasta tener un producto ideal para los consumidores.
Cómo hacer un pronóstico de ventas por Juicio de expertos
- Evalúa si tu producto tiene una demanda estable.
- Selecciona al experto o grupo de expertos.
- Recopila el juicio del panel.
- Pide información adicional.
Estas son las claves para realizar un pronóstico de ventas cualitativo con ayuda de expertos.
1. Evalúa si tu producto tiene una demanda estable
Este método funciona únicamente para productos previamente posicionados. Así, no es recomendable para pronosticar las ventas de un producto nuevo o versiones distintas.
Averigua cuántos años lleva tu producto en el mercado y cuál ha sido la variación en la demanda. Si resulta constante, teniendo en cuenta los factores macroeconómicos que pudieron afectarle en años pasados, entonces es viable el juicio de expertos.
2. Selecciona al experto o grupo de expertos
Puedes poner en práctica este método con una sola persona, aunque siempre será mejor tener la comparación entre más puntos de vista. Los grupos de hasta 5 expertos ayudarán a tener una visión completa, sin perder el foco con un gran panel.
Algunos candidatos idóneos son los agentes de ventas más experimentados o los especialistas estratégicos del área.
3. Recopila el juicio del panel
Los expertos deberán considerar todo lo referente a la demanda de este producto en años anteriores: cuáles fueron las unidades totales, cómo se comportó de acuerdo con cada temporada del año y cuáles fueron las condiciones internas y externas que explicaron dicho comportamiento.
También deberán disponer toda la información actual de cuáles serán los esfuerzos de marketing, cuál es la inversión y cómo está distrubuida, así como las metas a las que se ha planificado llegar. Entonces, el grupo podrá evaluar la capacidad del negocio y las características actuales del mercado para establecer la probabilidad de cumplir dichas metas.
4. Pide información adicional
Además de lo que recopiles por medio del grupo, puedes consultar las opiniones de otros vendedores, gerentes y otros actores que estén cerca de la labor de venta. Podrán decirte cuáles son sus estimaciones y cómo perciben el comportamiento del mercado.
Ejemplo de pronóstico de ventas por el juicio de expertos
Mira este ejemplo donde los expertos, después de conocer que el área de ventas cuenta con un plan de expansión en la cantidad de agentes, llegaron a estas conclusiones.
Nota que, a pesar de que el año pasado hubo un aumento considerable en las ventas de abril a junio, evitaron dar un pronóstico más alto pues dicho aumento se debió a condiciones externas que probablemente no sucederán este año. Además, encontraron varios competidores directos nuevos que afectarán la cartera de clientes.
Cómo hacer un pronóstico de ventas con el método Run Rate
- Divide el total de ventas entre el número de periodos.
- Multiplica el resultado por la cantidad de periodos restantes.
- Suma el total de ventas efectivo y el pronóstico.
Este método es el indicado si lo que quieres es obtener una respuesta ante las metas de tus directivos: ¿llegarás a «n»número de ventas para «x»fecha? La forma de calcular por Run Rate es muy sencilla.
1. Divide el total de ventas entre el número de periodos
Calcula el promedio de ventas mensual que llevas en el avance de tu año financiero. Tan solo deberás dividir el valor de las ventas actuales entre la cantidad de periodos efectivos. Para que quede más claro, supongamos que el departamento de estrategia de tu empresa puso una meta de $1.000.000 para este año.
Si estás en agosto y a la fecha alcanzaste un nivel de ventas por $730.000, al dividir las ganancias entre los meses transcurridos (8) obtendrás un promedio de $91.250 mensual.
2. Multiplica el resultado por la cantidad de periodos restantes
El método Run Rate se basa en la suposición de que el comportamiento en las ventas se mantendrá en los periodos posteriores.
Deberás multiplicar el promedio de ventas por los periodos restantes. En este caso, los 4 meses restantes darían un total de $365.000.
3. Suma el total de ventas efectivo y el pronóstico
¡Estás a punto de saber cómo van tus ventas! Es momento de sumar el pronóstico de las ventas, es decir, el resultado de la multiplicación de los periodos restantes, y las ventas efectivas del ciclo financiero.
Así, sumarías los $730.000 de ventas que alcanzaste hasta agosto más los $365.000 que esperas para el total de septiembre, octubre, noviembre y diciembre. Eso da un resultado de $1.950.000. Por tanto, el pronóstico dice que lograrás superar la meta del millón.
Veamos un ejemplo parecido a continuación.
Ejemplo de pronóstico de ventas por Run Rate
Estas son las ventas alcanzadas hasta ahora por un departamento de ventas, así como la meta establecida al inicio del año financiero. Como podrás ver, en esta empresa prefieren la administración por bimestres:
Ahora es momento obtener el pronóstico:
Así, el pronóstico de ventas del año da un total de $425.250, lo que estaría por debajo de la meta de $650.000.
Cómo hacer un pronóstico de ventas con el método de Suavizamiento Exponencial
- Añade los datos de ventas y la constante de suavización.
- Calcula el pronóstico de acuerdo con tus datos de ventas.
Ahora es momento de explicar cómo realizar un pronóstico de ventas con el método de Suavizamiento Exponencial. Sigue estas recomendaciones para crear el tuyo:
1. Añade los datos de ventas y la constante de suavización
Agrega en una hoja de cálculo los datos de los que partirás: las ventas de tus periodos anteriores y el pronóstico inicial para las mismas. Después, es momento de que elijas la constante de suavización: debe ser un valor intermedio entre 0 y 1.
Escoger un valor más cercano a 1 indica que se espera que las ventas se mantengan consistentes con el periodo anterior; en cambio, un valor más cercano a 0 indica más volatilidad. Como verás más adelante, hicimos un ejemplo con una constante de 0.7.
Ten en cuenta que puedes crear modelos con constantes de suavización distintas para obtener un panorama más amplio de tus ventas futuras.
2. Calcula el pronóstico de acuerdo con tus datos de ventas
Para calcular el pronóstico para los periodos siguientes, usa esta fórmula:
Ft = Ft-1 + α (At-1– Ft-1)
Donde:
- Ft = nuevo pronóstico
- Ft-1 = pronóstico del periodo anterior
- α = constante de suavización
- At-1 = demanda real del periodo anterior
El resultado te dirá los nuevos pronósticos para cada periodo, de acuerdo con el comportamiento de las ventas anteriores.
Ejemplo de pronóstico de ventas con el método de Suavizamiento Exponencial
En este ejemplo verás que añadimos los números de ventas, la constante de suavización y el pronóstico inicial para ese periodo:
Ahora utilizaremos la fórmula del Suavizamiento Exponencial [Ft = Ft-1 + α (At-1– Ft-1)] aplicada a cada periodo. En nuestro ejemplo, la fórmula en Excel quedaría de esta manera: =C2+0.7*(B2-C2)
Hicimos clic en «Enter» y nos dio el valor del pronóstico. Copiamos y pegamos la fórmula en el resto de las celdas para el desglose de las cantidades.
Así, el resultado del pronóstico para el primer mes del nuevo año es de 187.82
La medición y el seguimiento son las claves para medir el rendimiento de un proyecto y visualizar si estás alcanzando tus metas, lo que será mucho más fácil si puedes automatizar estos procesos.
Esto también te dará la ventaja de comenzar un historial de datos de la organización para conocer sus avances, evaluar los aciertos y saber desde dónde partir si es necesario hacer ajustes.
